できる人はやっているチャンクダウン

Chia nhỏ ( チャンクダウン)  cách mà người làm việc hiệu quả  đang làm 

毎日仕事に追われて、「時間がない」が口癖になっているビジネスパーソンをよく見かけます。最近では「働き方改革」が進められ、企業も時間外労働を厳しく制限するようになりましたが、「そんなことをいったって、仕事量も減らなきゃ、時間内に仕事が終わらないよ」と、頭を抱える人も少なくないようです。

Lời khuyên với những người như vậy là tận dụng (活用)  “Thời gian trống” mà phát sinh trong lúc công việc rảnh rỗi (合間＿あいま). Chắc chắn bạn sẽ nhận thấy có khá nhiều thời gian trống như là “Thời gian đi làm” “Thời gian di chuyển từ công ty tới nơi giao dịch” ” Thời gian chờ đối tác kinh doanh” 

そういうと「スキマ時間じゃ、落ち着いて仕事ができないのではないか」と、疑問を抱く人が少なからずいるでしょう。しかし、そんなことはありません。なぜなら、大半の仕事はいくつかのプロセスを経て進めるものであり、複数のタスクに細分化できるからなのです。私は、それを「チャンクダウン」と呼んでいます。細分化したタスクなら、スキマ時間のような短い時間内でも十分にこなせるようになるわけです。

Có lẽ không ít người đặt câu hỏi là nói thế thì ” Nếu không có thời gian trống thì sẽ không thể nào làm việc tốt được”. Tuy nhiên không có chuyện đó. Bởi vì, hầu hết công việc được tiến hành thông qua một vài bước, và có thể chia nhỏ thành nhiều task. Tôi gọi đó là “Chia nhỏ công việc”. Có nghĩa là (わけです) nếu các task được chia nhỏ ra, thì dù trong khoảng thời gian ngắn như thời gian trống đi chăng nữa vẫn có thể xử lý tốt được.

Hãy thử nghĩ về công việc tổng kết ” Bản kế hoạch sản phẩm” . Có thể bạn nghĩ (思える）là nên dành cả một hay hai tiếng để làm thì tốt hơn. Thế nhưng, bạn vẫn có thể chia nhỏ thành các đầu việc như ” Task suy nghĩ về ý tưởng tổng thể sẽ có trong (盛り込む_đưa vào)  bản kế hoạch ” ” Tiếp theo là task suy nghĩ về cấu trúc của bản kế hoạch, và dự kiến lên các đề mục” ” Task thêm chi tiết từng hạng mục như là tên hay quy cách sản phẩm chẳng hạn”. Sau đó, bạn chỉ cần phân chia (〜配分する） các task vào những khoảng thời gian trống, và thực hiện chúng là được. Việc chia nhỏ các task này là điểm quan trọng trong việc tận dụng thời gian trống, vào lúc chia nhỏ ấy ( ~ に当たって: vào những dịp đặc biệt, mang tính chất quan trọng ) cần phải hiểu rõ tổng thể công và nội dung công việc 

また、タスクを細分化していく際には、15分で完結する仕事に振り分けていくことをお勧めしています。15分単位ならスキマ時間に当てはめやすいうえに、かなりの仕事量をこなせるからです。実際にやってみるとわかりますが、15分のタスクはとても能率がいいのです。終了する時間が決まっているので、集中力がアップするからです。もしも「移動する際のスキマ時間は15分もない」といったケースであれば、5分単位の仕事を割り振ればいいわけで、このへんは柔軟に考えていきます。

Hơn nữa, khi thực hiện chia nhỏ task, tôi khuyên bạn nên chia  (振り分け) thành đầu việc có thể hoàn thành (完結する) trong 15 phút. Bởi vì ngoài việc 15 phút thì sẽ dễ dàng lấp vào khoảng thời gian trống, thì còn có thể làm được khá nhiều việc. Bạn sẽ hiểu được điều này khi thực tế làm thử, bởi những task 15 phút có năng suất rất tốt.  Vì thời gian kết thúc đã được định sẵn nên sẽ tăng khả năng tập trung. Nếu có những trường hợp ” Thời gian trống khi di chuyển không tới 15 phút” thì chia nhỏ công việc theo đơn vị 5 phút cũng được, hãy suy nghĩ linh hoạt (柔軟に考えていきます。) trong trường hợp này. 

そして、集中しながら15分のタスクをこなす際にお勧めしたいのが「カウントダウンタイマー」の利用です。これは、後何分で茹で上がり時間かを教えてくれるキッチンタイマーの卓上版のようなデジタル時計です。仕事開始とともに、15分後にアラーム音が鳴るようにセットして、アラーム音が鳴るまで意識を仕事に集中させます。私自身も実際に使って、その効果を実感しています。

Và tôi cũng muốn khuyên bạn sử dụng “Đồng hồ bấm giờ” khi tập trung làm tốt các task 15 phút. Nó là đồng hồ điện tử giống như chiếc đồng hồ hẹn giờ ở trong bếp cho bạn biết thời gian ninh sau bao nhiêu phút nữa là xong. Đặt chuông sau 15 phút cùng lúc bắt đầu công việc, sẽ khiến bạn tập trung ý thức vào công việc cho đến lúc chuông reo. Bản thân tôi đang thực tế sử dụng và cảm nhận được sự hiệu quả của nó.

スマートフォンにもタイマー機能がついていますが、電話やメールで着信音が鳴ったりするので気が散りやすく、あまりお勧めできません。オフィスの自分のデスクでカウントダウンタイマーを利用するのなら、アラーム音の代わりに光で教えてくれるものを選ぶと、周りの人の迷惑になりません。

Trên điện thoại cũng có chức năng bấm giờ. Tuy nhiên, bạn sẽ dễ bị phân tâm  (気が散りる）vì tiếng chuông điện thoại hay tiếng mail đến, nên tôi không khuyến khích lắm. Nếu bạn sử dụng đồng hồ hẹn giờ trên bàn làm việc của mình, thì thay thì chọn loại có âm thanh, hãy chọn loại thông báo bằng ánh sáng để không làm ảnh hưởng tới mọi người xung quanh